Vortrag halten – kinderleicht

21. Juni 2016

Wer sich auf einen Vortrag oder eine Präsentation richtig vorbereiten will, orientiert sich am besten an einem Kindergeburtstag. Ein kritischeres Publikum ist kaum zu finden.

  • Auch wer selten bei Referaten oder Präsentationen gefordert ist, kommt durch geplante Vorbereitung sicher zum Ziel.
  • Unscharfe Themen oder Unkenntnis über das Publikum bringen Vortrag und Vortragenden ins Schwimmen und die Zuhörer ins Gähnen.
  • Das wertvollste Investment in eine gelungene Präsentation heißt „Zeit“.

Jetzt schien der Zauberer endgültig geliefert: Beim ersten Trick klemmte die Zylinderklappe, die Blumen sprangen nicht richtig aus dem Hut. Beim zweiten blieben die Karten aneinander kleben. Beim dritten hatte er, schon nervös, den Knoten über das Seil hinausgeschoben und den Effekt ruiniert. Die Kinder vor ihm grummelten schon oder verdrehten die Augen, ein besonders vorwitziger Junge zog sogar das Smartphone aus der Tasche. Da griff der Magier in seiner Not tief in die Klamottenkiste der Alleinunterhaltung: Er blies einen Ballon auf, ließ ihn platzen – und es regnete Gummibärchentüten. Die Show war wenigstens am Ende noch geglückt.

Notfallplan für Missgeschicke

Es braucht für Referenten oder Redner keinen Kindergeburtstag, um derlei zu erleben. Nicht funktionierende Ausrüstung, eine Nacht ohne Schlaf oder ein desinteressiertes Publikum zerstören den Wert ihres Auftritts oft innerhalb weniger Sekunden. Alte Hasen schwören daher auf einen Notfallplan und lassen, flugs und fröhlich, die Zuhörer schnell mal in Kleingruppen die wichtigsten Pros und Contras erarbeiten oder die Parallelen zwischen der eigenen Lage und der Situation in einem abstiegsbedrohten Fußballverein ziehen. Wichtig ist dann nur, ausreichend Gummibärchentüten eingepackt zu haben, um gute Antworten unmittelbar zu belohnen.

Vorbereitung reduziert Risiken

Gleichwohl lässt sich mit einigen handwerklichen Grundregeln vorsorgen, um einem Vortrag oder einer Präsentation ihr Bedrohliches zu nehmen und das Risiko des Scheiterns zu minimieren. Zu einer zielführenden und erfolgversprechenden Vorbereitung gehören…

… ein frühzeitiger Beginn der Vorarbeiten, damit die Qualität nicht unter „last minute“-Kompromissen leidet.

… eine Themenauswahl, die konzentriert zur Sache geht und auf Seitenstränge möglichst verzichtet. Je klarer und trennschärfer das Thema, umso unmissverständlicher die Botschaft.

… eine ausführliche Faktenrecherche, deren Ergebnisse nach inhaltlicher Relevanz und nach Qualifikation des Publikums gewichtet und anschließend selektiert werden.

… eine rücksichtslose Streichung aller Inhalte, die „nice to have“ sind, aber nicht das Überleben auf einer einsamen Insel sichern. Wer sich ein Bild davon verschafft, wie sich das Publikum zusammensetzt und auf welchem Niveau dessen Empfang eingeregelt ist, befindet sich klar im Vorteil. Wer darauf nicht achtet, hat sich das größte Risiko für Störungen selbst geschaffen.

… eine Gliederung, die einem militärischen Befehl gleicht und nicht einer Beschreibung im Reiseführer.

… eine Reduktion technischer Hilfsmittel auf das, was dem Verständnis der Botschaft hilft und nicht vom Wesentlichen ablenkt.

… einen gut lesbar geschriebenen Stichwortzettel (oder Karteikarten) für die Orientierung während der Präsentation. Voll ausformulierte Texte sind nur bei wichtigen Anlässen erlaubt. Die Präsentation an der (Lein)Wand, z.B. mit Powerpoint, ist ein Hilfsmittel fürs Publikum, nicht für den Vortragenden. Der hält Blickkontakt, um auf das Verhalten des Publikums unmittelbar zu reagieren.

… ein Zeitmanagement, das einen minutengenauen Fahrplan festlegt. Bei der Aufteilung gilt, am Beispiel eines zehnminütigen Vortrags gerechnet: 1 bis 2 Minuten für die Einleitung, 7 bis 8 Minuten für den Hauptteil, 1 Minute für den Schluss.

… eine klare und entspannte Sprache, die sich durch angemessene Lautstärke, begriffliche Verständlichkeit für die Zielgruppe, kurze, einfache Sätze, dynamische Artikulation und bewusst gesetzte Sprechpausen auszeichnet. Zur Perfektion dieser Kriterien wird der Vortrag vorab ein paarmal laut geübt.

So vorbereitet kann beim Auftritt selbst ohne Gefahr für die Gesamtwirkung auch etwas Ungeplantes eintreten oder ein Fehler passieren. Dank des errichteten Gerüsts sind stabilisierende Haltegriffe sofort in Reichweite. Im Notfall eine Handvoll Gummibärchen.

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