Wertschöpfung aus der "Ablage"

Mehr Daten, mehr Ordnung, mehr Transparenz – die Zahl der Unternehmen wächst, die ihre Personalakten digital verwalten. Was alles hinein gehört, zeigt Ihnen unsere Checkliste am Ende des Artikels.

Personalakten, Kür in der Privatwirtschaft

Bei Behördenmitarbeitern sind sie Pflicht, in der Privatwirtschaft Kür: die Personalakten. Dennoch verzichtet heute kaum ein Unternehmen mehr auf das „Handbuch“ zu jedem seiner Mitarbeiter. Stellen die darin versammelten Dokumente und Informationen doch einen wertvollen Wissensschatz dar. Damit der Zugriff darauf leichter fällt und damit die darin enthaltenen Daten unmittelbar für die Personalentwicklung zur Verfügung stehen, ist der Umzug von der Papierform in den digitalen Speicher derzeit in vollem Gange – wie zuvor schon bei Produktinformationen und Kundendaten.

Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstamm- oder Gehaltsdaten: Was in der Personalakte enthalten ist, bleibt – außer bei Beamten und Soldaten, für die es gesetzliche Regelungen gibt – jedem Arbeitgeber selbst überlassen. Zwei wichtige Ausnahmen: Erstens ist das Vorhandensein eines Lohnkontos sowie der Unterlagen für die Sozialversicherung obligatorisch. Zweitens ist das Anlegen einer „Krankheitsgeschichte“ untersagt. Klare gesetzliche Vorschriften gibt es dagegen für alles, was die Einsichtnahme des Arbeitnehmers in seine Akte angeht und wie mit seinen Widersprüchen umzugehen ist.

Wichtiger als Abmahnungen und Urlaubsanträge sind heute allerdings andere Elemente, die zu einer Personalakte gehören, die alles dokumentieren soll, was das Arbeitsleben eines Einzelnen in seiner Firma angeht. Im Sinne einer umfassenden Dokumentation von Qualifikationen und Verwendungen sind die entsprechenden Nachweise – Zeugnisse, Bescheinigungen, Zertifikate – ein elementarer Bestandteil des Wissens, mit dem die Personalabteilung arbeitet. Weil sie nicht nur „abgelegt“, sondern greifbar in die Vita integriert sein sollen, haben gerade bei diesem Aspekt die digitalen Speicherformen der papierenen Mappe längst den Rang abgelaufen.

Neben dem Effizienzgewinn in der Personalabteilung selbst lassen sich über die Digitalisierung von Personalunterlagen und Kommunikationsprozessen auch zusätzliche Services installieren oder der Komfort im Umgang mit bestehenden Dienstleistungen erhöhen. So hat zum Beispiel eine deutschlandweit tätige Werbeagentur die Einführung einer neuen Personalverwaltungssoftware dazu genutzt, eine Schnittstelle zum externen Dienstleister für die Entgeltabrechnung einzurichten. Über sie werden auch alle Abrechnungsdokumente in die digitale Personalakte übernommen.

Diese Dokumente wiederum bilden die Grundlage eines Selfservice-Portals für Mitarbeiter, das ab August den postalischen Versand der Abrechnungen ersetzen wird. Allein die Portokosten hierfür betragen jährlich um die 15.000 Euro, die sich nun einsparen oder sinnvoller einsetzen lassen. Genauso wie der Platz für die bisher in Ordnern abgelegten Originalbelege der alten Personalakten, die nunmehr eingescannt zur Verfügung stehen.

Ein solches digitales Archiv bietet zusätzliche Vorteile: Die darin enthaltenen Dokumente sind für Berechtigte jetzt schneller und ohne internen Verwaltungsaufwand einzusehen. Mithilfe einer Verschlagwortung oder sogar einer digitalen Datenstruktur lassen sich auch Auswertungen zuverlässig und aktuell durchführen: Wie viele Mitarbeiter verfügen über einen Ausbilderschein? Wie verschieben sich die Abgänge wegen Ruhestands bei einer Rente mit 63 oder mit 67?

Digitalisierung von Personalakten stärkt die Dienstleistungsqualität der Personalabteilung

Letztlich stärkt eine Digitalisierung von Personalakten auch die Dienstleistungsqualität der Personalabteilung sowie der Kostenstruktur. „Für schlanke Personalabteilungen im Mittelstand ist es eine besondere Herausforderung, zur Wertschöpfung im Unternehmen beizutragen, ohne ihre administrativen Aufgaben zu vernachlässigen“, sagt Frank Rüttger, Leiter des Geschäftsfelds IQAkten bei IQDoQ, einem der führenden Anbieter einschlägiger Software. Oftmals fehle den HR-Verantwortlichen schlichtweg die Zeit, sich konzeptionell mit zukunftsweisenden Themen wie strategischer Personalplanung, Employer Branding oder Performance und Talent Management zu beschäftigen. „Genau das war für viele unserer Kunden ein zentraler Beweggrund für die Einführung unserer Lösung“, sagt Rüttger.

So beschleunigen solche Systeme die administrativen Prozesse im Bereich HR durch Standardworkflows, etwa zur Genehmigung von Mitarbeiteranträgen, und durch einen umfangreichen Korrespondenzbereich inklusive Word-Vorlagenverwaltung, Serienbrieferstellung und Rückläufer-Barcodes. Auf einer personalisierbaren Startseite haben Personalreferenten und -berater ihre aktuellen Recherchen, Aufgaben und Wiedervorlagen jederzeit im Blick.

Supportfunktionen für Führungskräfte verbessern zudem die Business- und Serviceorientierung der HR-Abteilung: Mit entsprechender Berechtigung können diese per Selfservice eigenständig auf die Akten ihrer Mitarbeiter zugreifen. Intelligente Lösungen verfügen sogar über integrierten Analyseverfahren, mit denen sich aus der Entgeltabrechnung übernommenen Lohndaten zusammen mit weiteren Mitarbeiterdaten wie Alter, Geschlecht oder Beschäftigungsdauer kombinieren und zu aussagekräftigen Auswertungen zusammenstellen lassen. Solche Statistiken dienen etwa der Personalplanung oder der Information des Managements und geben bezogen auf einzelne Kundenprojekte wichtiges Feedback für das Business Development.

Daneben unterstützt die Verwaltung der Mitarbeiterskills und -bewertungen in der digitalen Personalakte die gemeinsame Planung der strategischen Personalentwicklung mit den anderen Abteilungen im Unternehmen, die hier die Dienste von HR in Anspruch nehmen. Diese erhalten in der digitalen Akte mit wenigen Klicks aussagekräftige Kennzahlen, die Wirkungszusammenhänge zwischen Produktion, Verwaltung und HR erkennen lassen und, wie Rüttger anmerkt, „die Wertschöpfung der eigenen Arbeit belegen: zum Beispiel erfolgreiche Employer-Branding-Maßnahmen anhand sinkender Fluktuationsraten.“ Gerade in mittelständischen Unternehmen mache sich dieser Fortschritt aus der Umstellung von Papier auf Digital bemerkbar, weil dadurch Funktionalitäten und Ergebnisse nutzbar würden, die bisher gar nicht zur Verfügung stehen.

CHECKLISTE: Was gehört in eine „Personalakte“?

Arbeitgeber sind zwar gesetzlich nicht dazu verpflichtet, Personalakten zu führen, wohl aber, bestimmte Belege und Dokumente aufzubewahren. Es empfiehlt sich, diese Pflicht-Dokumentation als Grundlage für eine Personalakte zu nutzen, die das Leben eines Mitarbeiters im Unternehmen begleitet.
Arbeitsvertrag und Stellenbeschreibung sowie alle damit verbundenen Dokumente und (Ziel-)Vereinbarungen
Protokolle der Mitarbeitergespräche
Beurteilungen und (Arbeits-)Zeugnisse sowie Aktennotizen zu besonderen Leistungen oder Verbesserungsvorschlägen
Schriftverkehr, der im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht
Ergebnisse von Auswahlprüfungen oder Eignungstests sowie Belege zu Weiterbildungen und/oder Zertifikaten
amtliche Bescheinigungen über Wehrdienst, Schwerbehinderung, Mutterschutz, Elternzeit, Schwerbehindertenausweis, Kopie Führerschein und Befähigungsnachweise (bei Bedarf)
Bewerbungsunterlagen
Personalfragebögen
Meldungen für die Sozialversicherung: An-, Ab- und Ummeldungen sowie Entgeltmeldungen für Kranken-, Mutterschafts- und Übergangsgeld
Arbeitszeitnachweise für alle Beschäftigungszeiten mit mehr als acht Arbeitsstunden pro Tag (Ausnahme: leitende Angestellte)
Beitragsnachweise für die Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sowie die Berufsgenossenschaft
Nachweis über bezahlte Beitragszuschüsse zur Krankenversicherung für höher verdienende Mitarbeiter, die privat krankenversichert sind
Ärztliche Beurteilungen (Betriebsarzt) - betriebsärztlichen Untersuchungen nach § 8 Abs. 1 ASiG dagegen unterliegen der Schweigepflicht und müssen vom Arzt aufbewahrt werden.
Angaben über evtl. Lohn- und Gehaltspfändungen
Ermahnungen und Abmahnungen
Aufenthaltserlaubnis, Arbeitserlaubnis, Führungszeugnis (nur wenn erforderlich)
Für das Führen von Personalakten sind sowohl das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) als auch bei der digitalen Version das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu befolgen. Darin sind unter anderem das Recht zur Einsichtnahme sowie die zulässigen Speicherumfänge und alle begleitenden Vorschriften geregelt.