4 ¾ Tipps für die Personalarbeit: Verschwendung

14. September 2017

Besser als mit Sparprogrammen lässt sich Effizienz mit aktivem Kampf gegen Verschwendung erzielen. Warum Vorbilder dem inneren Schweinehund die Tür weisen, verrät dieser Teil der Serie „4 ¾ Tipps für die Personalarbeit“. Folge 2: „Verschwendung“

Wenn Magier auf der Bühne etwas kunstvoll verschwinden lassen, ernten sie dafür Beifall. Wenn andere Leute etwas sorglos verschwinden lassen, dann sorgt das für Ärger. Denn bei Verschwendung hört der Spaß auf – vor allem in Unternehmen, die bei engen Gewinnspannen mit jedem Cent rechnen müssen. Lässt sich etwas dagegen tun? Im Prinzip ja. Vor allem dann, wenn die einschlägigen Maßnahmen nicht erzieherisch daherkommen, sondern überzeugend. Sprich: Vorbilder haben mehr Zugkraft als Verbote.

Anders als bei den beliebten „Sparprogrammen“ sind „Anti-Verschwendungs-Kampagnen“ schon deshalb mit höherer Akzeptanz gesegnet, weil sie in der Regel nicht an Privilegien knapsen oder mit persönlichen Verlusten verbunden sind. Allenfalls der innere Schweinehund wird durch sie auf Diät gesetzt und die Komfortzone um Bequemlichkeiten und Nachlässigkeiten bereinigt. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter gegen Verschwendung motivieren wollen, finden 4 ¾ Ansatzpunkte, um ein Prinzip zu verankern, das jedem einleuchtet.

Was weg ist, ist weg

Am einfachsten lässt sich Verschwendung dort fest- und abstellen, wo objektive Messeinheiten vorhanden sind. Beim Licht am Arbeitsplatz, bei Heizung und Kühlung, beim Müll, beim Verbrauch von Arbeitsmaterial, bei der Abnutzung von Werkzeug und Mobiliar – ja sogar beim Toilettenpapier. Bei diesen täglichen Verbrauchsgütern beginnt jede Kampagne gegen Verschwendung. Mit praktischen Hinweisen, mit kurzen Einweisungen und natürlich durch das Vorbild der Führungskräfte. Wer an diesem Punkt inkonsequent ist, kann sich die weiteren Punkte gleich sparen. Sie wären? Richtig! Reine Verschwendung.

Vorbei ist vorbei

Wo Verschwendung auf den ersten Blick messbar erscheint, aber sich auf den zweiten Blick als relativ erweist, ist der Faktor „Zeit“. Um wie viele Minuten war ein Meeting zu kurz/ zu lang, um den maximalen Nutzen zu stiften? Welche Antwortzeit auf eine Anfrage – egal ob per Mail, am Telefon oder persönlich – ist angemessen? In welchem Umfang ist Ungenauigkeit tolerierbar oder absolute Präzision wirklich nötig? Der Grat ist schmal zwischen „Ermessensspielraum“ und Unzuverlässigkeit oder Unpünktlichkeit. Abhilfe schafft eine offene und ehrliche Kommunikationskultur, in der lieber einmal zu oft die Dinge miteinander geklärt werden als einmal zu wenig. Regelmäßige Feedbacks („Das ging aber schnell.“ – „Das hat länger gedauert, als ich erwartet hatte.“) sind ebenfalls angesagt. Daraus entstehen verbindliche Regeln.

Keine Ahnung

Das kostbarste Gut, das sich in einem Unternehmen verschwenden lässt, ist Wissen. Die Ursachen, warum es verloren geht sind vielfältig und liegen mitunter außerhalb des Wahrnehmungshorizonts. Oft wird interner Erfahrungsaustausch grundsätzlich vernachlässigt: In welcher Firma treffen sich zum Beispiel regelmäßig Einkäufer und Verkäufer, um die neuesten Tricks und Trends zu besprechen? Schlechtes Zuhören, Geringschätzung von Nicht-Insidern oder das Ignorieren bzw. Übersehen von Kompetenzen verschütten ebenso den Zugang zu wertvollem Wissen wie der unstrukturierte oder unvorbereitete Weggang von Mitarbeitern – und sei es nur in den Urlaub. Ein wohldurchdachtes Wissensmanagement ist eine der effizientesten Maßnahmen gegen Verschwendung, egal wie groß oder klein ein Betrieb ist.

Hat hier jemand einen Plan?

Organisatorische oder strukturelle Defizite bei Prozessen, Zuständigkeiten oder Organisation schlagen in der Verschwendungsbilanz gleich doppelt zu Buche. Denn sie mindern nicht nur die Effizienz des Unternehmens an sich, weil es unterhalb des Optimums arbeitet. Sondern sie führen auch bei Mitarbeitern zu Demotivation und Entkräftung, die diese Defizite erkennen und unter ihrem Fortbestand leiden. Es braucht nur rudimentäre Kenntnisse der Physik, um den Kraftverbrauch und die Abnutzungserscheinungen von Reibungsverlusten wahrzunehmen. Wachsamkeit auch im Detail sowie eine durchgängige Fehlerkultur schaffen hier Abhilfe.

Ach, Entschuldigung, aber…

Die schlimmsten Folgen zieht es in der Regel nach sich, wenn man mit den Gütern anderer verschwenderisch umgeht. Die warten müssen, weil einer unpünktlich ist. Die sich am Telefon krümmen, weil einer nicht auf den Punkt kommt. Die sich verschaukelt fühlen, weil die dringend angeforderte Statistik auf einmal doch nicht mehr gebraucht wird oder der „zur besseren Planung“ eingeforderte Urlaubsantrag aus x-beliebigem Grund dann doch nicht berücksichtigt wird. Verletzte Gefühle sind verschwendete Human Ressources. Das kennt jeder von sich selbst. Daher weiß auch jeder, wo die Veränderung am besten beginnt.

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