7+1 Tipps für Top-Down-Präsentationen

10. Februar 2016

Präsentationen unter Gleichrangigen sind barrierefrei. Aber worauf kommt es an, wenn die Botschaft weiter unten in der Hierarchie ankommen soll?

Viele Führungskräfte tun sich leicht damit, unter ihresgleichen zu kommunizieren. Vor allem bei Präsentationen in Meetings gelten hier Standards auf Augenhöhe. Wenn aber Inhalte gegenüber Mitarbeitern kommuniziert werden sollen, die nur gelegentlich mit Präsentationen zu tun haben und mit den Routinen nicht vertraut sind, kommt es schnell zum Informations-Abriss oder zur Überforderung bei der Aufnahme von Inhalten. Einige praxiserprobte Tipps helfen, Kommunikationsbrücken zu schlagen und wirkungsarme Präsentationen zu vermeiden.

Tipp 1: Analogkunst statt Digitaltechnik

Eine Powerpoint-Präsentation für Mitarbeit, die selbst nicht mit .ppt-Formaten arbeiten, signalisiert Ungleichheit der Mittel und schafft Distanz. Warum nicht die gute alte Flipchart oder gar einen Tafel-Aufschrieb nutzen? Das hat drei Vorteile: Das Publikum bekommt die Entwicklung des Themas mit, Zusammenhänge bleiben sichtbar und auch am Ende der Präsentation ist noch sichtbar, wie sich das Vorgetragene aufgebaut hat. Hinterher das Protokoll – das darf dann gern digital ins Intranet.

Tipp 2: Bildergewitter statt Textflut 

Worte gehören in Mund und Ohr, Bilder an die Wand und ins Auge. Auf Bildschirm oder (Lein-)Wand projizierte Texte bleiben abstrakt, weil sie (schon von der Menge her) verkürzt dargestellt werden. Handouts helfen auch nicht viel weiter; wer sich dort Notizen macht, ist vom Vortrag abgelenkt. Bilder dagegen dienen der emotionalen Verankerung des Gesagten.

Tipp 3: Sinneslust statt Sparwut 

Sich Mühe zu machen, lohnt sich. Das gilt für die Auswahl der Bilder, von denen es mehr gibt, als die Clip-Art-Box vorsieht. Das gilt auch für den Aufbau des Textes, der die klassischen Regeln einer guten Rede beherzigt: Einstieg (die Zuhörer abholen), Hauptteil (die Fakten mitteilen, Argumente liefern) und Schluss (das Gesagte mit anderen Worten noch einmal zusammenfassen sowie Appell für die Zeit nach der Präsentation). Das kostet Zeit und Hirnschmalz, liefert aber genau das gut verständliche Ergebnis, das sich der Vortragende wünschen würde, säße er selbst im Publikum.

Tipp 4: Faktenkonzentrat statt Zahlensalat

Finger weg von Zahlenreihen und vielspaltigen Tabellen. Das kann sich keiner merken. Wer Zahlen vermitteln will, konzentriere sich auf die wenigen, auf die es tatsächlich ankommt und die zum Verstehen des Vortrags beitragen. Der Rest – siehe Tipp 3.

Tipp 5: 5-Minuten-Terinne statt Schmorbraten

Junge Kapläne bekommen von altgedienten Pfarrern gern die Empfehlung mit: „Du darfst über alles predigen, nur nicht über 5 Minuten.“ Ersatzweise die Empfehlung, den Vortrag nur so lange dauern zu lassen, wie man ihn auf einem Bein stehend halten kann. Mehr ist nicht zu sagen.

Tipp 6: Mitnehmen statt stehenlassen

Bei allem Verständnis für klare Ansagen und Hierarchie-Unterschiede: Das Publikum einer Präsentation will auch emotional eingebunden sein. Dazu gehört nicht nur die entsprechende Sprachwahl frei von Business-Denglish und Management-Sprech; Anbiedern durch flache Witze geht ebenso daneben, wie Ironie bei diesem Anlass nichts zu suchen hat. Zur Akzeptanz der Inhalte gehört vielmehr das Abholen der Zuhörer auf ihrem Wissensstand und in ihrem Verhältnis zum Thema bzw. Unternehmen. Blickkontakt schadet auch nicht.

Tipp 7: Nachhaken statt voraussetzen

Die wichtigste Phase der Präsentation beginnt unmittelbar danach. Kluge Vortragende nutzen Fragen aus dem Publikum (oder das Ausbleiben derselben), um Zusammenhänge noch einmal zu vertiefen oder Argumente zu verdeutlichen. Jetzt macht sich bezahlt, dass durch den sparsamen Umgang mit der Zeit der Zuhörer, diese noch wach und aufmerksam sind. Auch ein Nachhaken auf der Verständnisebene ist jetzt angebracht: „Herr Meier, Frau Schmidt – war ich heute auch wieder zu kompliziert?“.

Tipp 8: Einfache Kost statt Molekularküche

Die genannten 7 Tipps eignen sich übrigens prima auch für das nächste Führungskräfte-Meeting. Einfach mal ausprobieren.

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