Der Herr der Verträge

4. Dezember 2012

Sie sind oft mehrere hundert Seiten lang, komplex, teils undurchsichtig – und doch versuchen sie zu regeln, wie eine Beziehung zwischen zwei Parteien funktionieren soll. Von Verträgen ist die Rede. In einem durchschnittlichen Unternehmen gibt es mehrere tausend davon, vom einfachen Handyvertrag bis hin zu mehreren Millionen Euro schweren Liefer- und Leistungskontrakten. Information, die verwaltet, und vor allem: gemanagt werden muss.

Sven Willen bezeichnet sich selbst als „Exot“ unter seinen Berufskollegen. Er ist Jurist, was an sich noch nichts Besonderes ist. Doch sein Job besteht nicht darin, Klageschriften oder Abmahnungen zu verfassen. Willen ist für seinen Arbeitgeber Raytheon Anschütz, einem Weltmarktführer in Navigationstechnik für Seeschiffe, als Vertragsmanager tätig.
„Das ist ein Bereich, der in vielen Unternehmen noch nicht angekommen ist“, sagt der 43-jährige, „doch gerade, wenn es darum geht, die Konsequenzen eines Kontrakts im Vorfeld zu beleuchten und dadurch rechtliche Sicherheit zu gewinnen, ist gezieltes Vertragsmanagement unabdingbar.“

Doch was bedeutet es, Verträge zu „managen“? Aktives Vertragsmanagement unterscheidet sich von einer rein formaljuristischen Betrachtung bereits im Ansatz. „Ich sehe mich als Coach, Berater und Jurist zugleich, wenn es darum geht, Verträge mit Kunden oder Lieferanten zu schließen. Meine Ansprechpartner sind folglich auch nicht nur der Vertrieb oder der Einkauf, sondern alle durch den geplanten Vertrag betroffenen Bereiche und Abteilungen.“ In der Praxis bedeutet dies: Sobald ein Unternehmensbereich ein Angebot an einen Kunden abgibt oder erhält, läuft ein strukturierter Prozess im Vorfeld ab. Mit den einzelnen Beteiligten im Unternehmen wie auf Kundenseite wird geklärt, welche Punkte in den Vertrag aufgenommen werden sollen, und welche Priorität ihnen zugeordnet wird. Die Gestaltung und Verhandlung eines Vertrages, die oft und gerade im internationalen Geschäft ein langes und zähes Ringen sein kann, betrifft im Kern selten nur Rechtliches, so der Vertragsmanager, sondern es werden auch Lieferumfang, die Liefer- und Zahlungsbedingungen, die Haftung und typische Konfliktfelder in einem Vertrag geregelt.

Oftmals stellt sich dabei aber heraus, dass viele Standardformulierungen mögliche Risiken nur unzureichend abdecken, oder sie im schlimmsten Falle gar nicht berücksichtigen. Vor allem, wenn es um Vertragswerke geht, bei denen das Recht zweier oder mehrerer Länder zum Tragen kommen. „In der Regel versuchen Kunden ihre Einkaufsmacht auszunutzen und Bedingungen durchzusetzen, die unter Umständen kritisch für den Auftragnehmer sind. Wenn der Vertrieb da nicht hellwach ist und sich in rechtlichen Belangen perfekt auskennt, kann viel Schaden entstehen.“ Den zu vermeiden sei Aufgabe des Vertragsmanagers.

Mithilfe von Assessments, die Willen mit seinen Kollegen aus Vertrieb, Produktion, Logistik oder Service durchführt, werden Kollegen im Unternehmen geschult und für „die Tücken des Vertragswesens“ sensibilisiert. „Im Kern ist Vertragsmanagement eine Art vorgelagertes Projektmanagement, bei dem eine Risikobewertung stattfindet. Bestimmte Inhalte eines Vertrags müssen mit bestimmten Funktionen im Unternehmen analysiert und abgestimmt werden. Denn letztendlich geht es bei der Gestaltung von Verträgen nicht immer nur um Recht, sondern um die Verteilung wirtschaftlichen Risikos. Die Angemessenheit dieser Absprachen entscheidet aber am Ende oft über Gewinn oder Verlust eines Projektes.“

Dazu hat Willen gemeinsam mit seinen Kollegen ein Ampelsystem entwickelt, dass Chancen und Risiken eines Vertragsentwurfs beleuchtet und für den letztendlichen Entscheider transparent macht. Zwischen 20 und 30 einzelne Aspekte eines Vertrags werden mit den betroffenen Fachbereichen analysiert und sowohl mit Unternehmensvorgaben abgeglichen als auch mit einer „individuellen Prise Risikobereitschaft bezogen auf das konkrete Projekt“ bewertet. Als Resultat stehen dann meist einige Ampeln auf Grün, während Gelbe ein gewisses Risiko, Rote ein klares „No-Go“ signalisieren. „Am Ende steht dann eine Gesamtbewertung, die uns zeigt, ob sich das Engagement in einen Vertrag lohnen kann und an welchen Punkten wir mit unseren Kunden oder Geschäftspartnern noch Gesprächsbedarf haben. Schließlich lässt sich alles regeln, wenn die gegenseitigen Positionen diskutiert und Grenzen offengelegt werden.“

Was komplex klingt und auf den ersten Blick nur bei Verträgen lohnend erscheint, die mehrere Hunderttausend Euro schwer sind, lohnt jedoch auch bei Vertragsgestaltungen, die gemeinhin als „Tagesgeschäft“ bezeichnet werden. Gerade bei regelmäßigen und über längere Zeit 'gewachsenen' Geschäftsbeziehungen ist es empfehlenswert, die vertraglichen Konstellationen von Zeit zu Zeit zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Entsprechen die Klauseln des Kontrakts noch den aktuellen rechtlichen Gegebenheiten? Hat sich das Geschäftsmodell geändert und erfordert eine neue Risikobewertung oder andere Fristenmodelle bei der Abwicklung der gegenseitigen Leistungen? Wird der Vertrag insgesamt noch benötigt, oder bestehen in anderen Abteilungen oder Unternehmensbereichen weitere, ähnliche Vereinbarungen mit anderen Partnern (oder vielleicht sogar mit demselben)? Das sind nur einige wenige Fragen, die mithilfe des Vertragsmanagements beantwortet werden und so zu mehr Transparenz, mehr Klarheit und oftmals einer Vereinfachung bei vielen Prozessen führen.

Auch für Personalabteilungen trägt gezieltes Vertragsmanagement zu mehr Übersicht bei. Willen berichtet aus der Erfahrung: „Es kommt durchaus vor, dass Musterarbeitsverträge vor vielen Jahren durch einen Anwalt erstellt, aber in der Folge nie wieder angepasst wurden.“ Dabei hat das Arbeitsrecht in den vergangenen Jahren viele Änderungen erfahren, die in die gemeinsame Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber Eingang finden sollten, wenn nicht gar müssen. Doch auch was Fremdleistungen anbelangt, die von Personalabteilungen bezogen werden, lohnt sich ein Blick in die bestehenden Kontrakte. Auch hier zeigt sich häufig, dass Vereinbarungen zum Beispiel im Softwarebereich nicht mehr dem aktuellen Stand bzw. den aktuellen Einsatzbereichen entsprechen – zum Beispiel wenn HR-Systeme direkt an Soziale Netzwerke wie Facebook, XING oder LinkedIn „angedockt“, Bewerberdaten online erfasst und verarbeitet oder Interviews über Skype oder Videotelefonie geführt werden.

Was für Personalabteilungen gilt, ist für Personaldienstleister nicht weniger wichtig. Gerade durch die Einführung der Branchenzuschläge mussten zahlreiche Vertragskonstellationen angepasst werden – mit Mitarbeitern ebenso wie mit Kundenunternehmen. Denn die veränderte Tarifsituation erfordert eine neue Kalkulation, die neben Auswirkungen auf die Gehälter der Mitarbeiter im Kundeneinsatz auch eine neue Struktur in den Verrechnungssätzen mit sich bringt. Folglich müssen auch hier Verträge mit Kunden angepasst und teilweise neu verhandelt werden. Auch wenn das Wort 'Risikobewertung' vielleicht zunächst negativ besetzt ist, zeigt sich in Gesprächen und Verhandlungen, dass sich eine gemeinsame Bewertung durchaus lohnen kann. Bislang noch nicht geregelte Eventualitäten oder Veränderungen rechtlicher Natur können so in einen gemeinsamen Konsens gefasst werden.

Zur Person Sven Willen, Rechtsanwalt und Director Contracts and Legal Affairs der Raytheon Anschütz GmbH. Der 43-Jährige hat in Heidelberg und Kiel Jura studiert und sich beruflich von Beginn an dem Vertragsmanagement verschrieben. Seine Freizeit verbringt er gerne auf der Opernbühne oder am Ostseestrand.

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