Eine Frage des Vertrauens

Whistleblower hier, Mobbing-Vorwürfe da: Unternehmen sehen sich bei der Kommunikation mit ihren Mitarbeitern vor neue Aufgaben gestellt. Die zentrale Frage dabei: Welche Person und welche Funktion sind als erster Ansprechpartner bei Krisen am besten geeignet?

In der Schule heißt diese Person schlicht „Vertrauenslehrer“. Jene unabhängige und neutrale Institution, an die sich Schüler wenden sollen, wenn sie an ihrer Schule ein Problem haben. Das System hat seine Tücken, die im Altersunterschied genauso begründet sind wie in der Tatsache, dass es kaum eine Person geben wird, der alle ohne Einschränkung vertrauen. Aber vom Prinzip her ist das Angebot richtig.

Persönlicher Ansprechpartner gesucht

Deutschlands Schulen sind damit weiter als die meisten Unternehmen im Lande. Denn in deren Stellenplänen ist ein „Vertrauensirgendwas“ bisher nicht vorgesehen – gewesen. Im Zuge einiger Skandale – von sexueller Belästigung über Mobbing bis hin zur Korruption – haben Firmen Positionen zum Beispiel für „Ombudsleute“ geschaffen. Sie sollen im Fall einer persönlichen Krise erster Ansprechpartner für die Betroffenen sein.

So wie es der Wehrbeauftragte des Bundestags für die Bundeswehrangehörigen leistet oder der Ombudsmann der Versicherungswirtschaft für deren Kunden, braucht es solche Brückenpfeiler im Dialog. Kein schriftliches Eingabewesen und kein Beschwerdeverfahren verfügt über die Unmittelbarkeit und Glaubwürdigkeit eines persönlichen Ansprechpartners. Diese werden durch die obligatorische Schweigepflicht noch untermauert.

Beide Seiten suchen konstruktive Lösungen

Die traditionelle Einsortierung der Zuständigkeit für innerbetriebliche Probleme in eine „Beschwerdestelle“ erfüllt nicht mehr die Anforderungen, wie sie von Mitarbeitern an ein lernendes und dialogorientiertes Unternehmen gestellt werden. Zumal der Begriff „Beschwerde“ inzwischen einen negativen Beiklang enthält: den des wenig konstruktiven Meckerns. Zu Recht erwarten heute beide Seiten unmittelbar Konsequenzen, wird ein Missstand angesprochen.

Auch wenn die Einrichtung einen anderen Namen trägt, ist sie wenigstens in einer Hinsicht obligatorisch. Im Zuge des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist jedes Unternehmen verpflichtet, eine Beschwerdestelle für seine Beschäftigten zu benennen. Dies gilt unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten. Wird keine Beschwerdestelle eingerichtet, stellt dies einen „groben Pflichtverstoß“ dar. Der Betriebsrat oder eine im Betrieb vertretene Gewerkschaft kann das Unternehmen dann nach §17 Abs. 2 AGG gerichtlich dazu verpflichten lassen.

Offene Bereitschaft zum Dialog

Freiwilligkeit und ein Angebot über AGG-Angelegenheiten hinaus vermeidet Spannungen und Auseinandersetzungen. Sie macht sich in diesem Fall auch dahingehend bezahlt, dass beim Werben um Fach- und Nachwuchskräfte durch die schiere Existenz einer solchen Stelle offene Dialogbereitschaft des Arbeitgebers erkennbar wird.

Wer sich des Themas bereits angenommen hat, verfügt über eine gute Ausgangsposition für dessen Erweiterungen. Denn mit der Komplexität von Organisationen und Strukturen steigt der einschlägige Gesprächsbedarf. Hinzu kommt ein wachsendes Konglomerat an rechtlichen Pflichten – und möglichen Fallstricken. Allen voran die umfassenden Compliance-Regelungen und der darin inkludierten Einladung zum Whistleblowing machen deutlich, dass es mit einer Person, die gut zuhören kann, allein nicht getan ist.

Externe Ansprechpartner bevorzugt

Egal welchen Titel der Ansprechpartner trägt, er braucht die Freiheit und Kompetenz zu unmittelbaren Entscheidungen. Je weniger weisungsgebundene Vorgesetzte er über sich hat, umso besser. Unternehmen, die sich dafür entschieden haben, eine solche Position einzurichten, überschreiten sehr häufig die beengenden Firmengrenzen und benennen einen externen Fachmann als Ansprechpartner.
„Der Ombudsmann nimmt die Hinweise entgegen und prüft, ob ihnen nachgegangen werden muss. Er ist als externe Person ein neutraler Ansprechpartner“, argumentiert beispielsweise die IHK Köln, die im Zuge ihrer Compliance-Ausrichtung die Aufgabe outgesourct hat. Dort steht nun ein Rechtsanwalt aus einer angesehenen, spezialisierten Kanzlei zur Verfügung.

Wie vertrauenswürdig sind Vorgesetzte?

Ein Weg, der sich für alle Unternehmen empfiehlt, deren Möglichkeiten und Mittel es überschreitet, eine solche Person intern zu besetzen und zu beschäftigen. Wobei erfahrene Schlichter und Ombudsleute empfehlen, die Funktionen „Compliance“ und „Beschwerde“ personell zu trennen. Der Idealfall liegt natürlich dann vor, wenn grundsätzlich jeder Vorgesetzte so vertrauenswürdig ist, dass Mitarbeiter keine Scheu davor haben, sich ihm mitzuteilen.