Elektronische Rechnung

Versender wie Empfänger reduzieren Material und Aufwand. Randstad Deutschland stellt seinen Kunden digitale Rechnungen als Service zur Verfügung.

  • Elektronische Rechnungen sind gleichgestellt mit Papierrechnungen
  • Kosten und Aufwand für Bearbeiten und Archivieren lassen sich bis zu 90 Prozent senken
  • Unkompliziertes Verfahren eignet sich für verschiedenste Buchhaltungs-Prozesse

Rechnungen auf elektronischem Weg auszutauschen, verbreitet sich zunehmend. Nicht ohne Grund, denn das Verfahren spart Porto, Druck und Papier. Der Versandaufwand ist wesentlich geringer, wodurch sich Arbeitsprozesse optimieren lassen. Aus diesen Gründen hat Randstad Deutschland den Prozess der Rechnungsausgangsverarbeitung den aktuellen gesetzlichen Möglichkeiten angepasst, so dass den Kunden nun eine elektronische Übermittlung von Rechnungen angeboten wird.

Papierform verursacht höhere Kosten

„Die Umstellung auf eine elektronische Übermittlung ermöglicht unseren Kunden so eine schnellere und zielorientiertere Bearbeitung der Rechnungen“, weist Ralf Lüllmann, Teammanager Invoicing bei Randstad, auf die Vorteile hin, die auch auf Kundenseite wirksam werden. Wie hoch der Kostenvorteil ist, geht aus einer Analyse der Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) hervor, die den Aufwand für Rechnungen auf Papier analysiert hat. Dort heißt es: „Auf der Empfängerseite werden die Rechnungsdaten dann häufig manuell neu erfasst und im dortigen Back-End-System weiterverarbeitet. Dies ist im Vergleich zum elektronischen Rechnungsaustausch ca. 10-mal so teuer. Der Lebenszyklus einer Rechnung umfasst dabei auch ergänzende Prozessteile wie z.B. das Mahnwesen.“

Gesetzgeber hat Verfahren vereinfacht

Der Gesetzgeber unterstützt den unkomplizierten Versand auf digitalem Weg: Der elektronische Rechnungsaustausch ist seit dem 1. Juli 2011 deutlich vereinfacht. „War bis zu diesem Zeitpunkt die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder aber das EDI-Verfahren für elektronische Rechnungen zwingend vorgeschrieben, so ist dies seitdem nicht mehr erforderlich“, bestätigt Bitkom, der Branchenverband der deutschen Digitalwirtschaft.

Drei Optionen für Randstad Kunden

„Bei Randstad Deutschland verstehen wir die elektronische Rechnung als Teil eines umfassenden Service für unsere Kunden“, bestätigt Lüllmann. Daher wurden auf technischer Seite alle Voraussetzungen getroffen, um die Verarbeitung in den unterschiedlichen Buchhaltungssystemen sicherzustellen.

  • So gibt es eine Zustellung per E-Mail im PDF, PDF/A oder ZUGFeRD-Format. Sie ist direkt und kostenfrei umsetzbar. Benötigt wird lediglich eine E-Mail-Adresse des Kunden, die auch im Vertretungsfall bearbeitet wird.
  • Auch die Zustellung per E-Mail in anderen Formaten (z.B. CSV, XML) und besondere Zustelloptionen sind möglich. Benötigt wird hier zusätzlich eine einmalige gebührenpflichtige Registrierung bei DATEV E-Business und ggf. Folgekosten pro Transaktion. Informationen dazu liefert die DATEV-Informationsseite https://e-business.datev.info/
  • Schließlich lassen sich Rechnungen auch als strukturierter Datensatz (IDOC, EDIFACT,…) versenden. Hierfür sind eine Registrierung und eine Abstimmung der Schnittstellen notwendig.

Gute Akzeptanz am Markt

„Wir kommunizieren die Vorteile und die technischen Möglichkeiten an unsere Kunden. Gerade Neukunden weisen wir aktiv auf diesen Service hin“, berichtet Lüllmann. Mit positivem Echo: „Bisher ist schon ein großer Teil unserer Kunden auf diese effiziente, leicht zu automatisierende und umweltschonende Rechnungsstellung umgestiegen. In absehbarer Zeit werden wir schon die Hälfte unserer Rechnungen digital auf den Weg bringen.“

Unternehmen, die sich mit dem Thema Elektronische Rechnung vertieft auseinander setzen wollen, empfiehlt Lüllmann den kostenlosen Leitfaden aus dem Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) aus dem Herbst 2015 – „ein praktischer, kompakter Ratgeber“.

Gesetzliche Anforderungen für digitale Rechnungen

Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein (UStG §14 Abs. 4).
Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (UStG §14 Abs. 1).
Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes müssen gewährleistet sein (durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können; UStG §14 Abs. 1). Unbeschadet dieser zulässigen Verfahren kann dies auch mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch erfolgen (UStG §14 Abs. 3).
Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.
Die Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre (UStG §14b).
Quelle: Datev eG