Hilfe! Wo bin ich?

17. Oktober 2014

Geschäftsreisen – das ist in vielen Firmen vor allem ein Thema für den Einkauf. Wenn es allerdings um deren Effizienz und die Produktivität der Reisenden geht, dann sollte auch HR in Vorbereitung und Organisation eingebunden sein.

Hilfe! Wo bin ich?

Es kam, wie es kommen musste: Schulze ging verloren. Vor vier Tagen war das Montageteam in Shanghai angekommen, hatte es sich im Hotel heimisch gemacht, den Wegeplan zur Arbeitsstätte verinnerlicht und war immer schön gemeinsam unterwegs gewesen. Sogar die Visitenkarte mit der Anschrift ihrer Unterkunft und des Auftraggebers hatte jeder eingesteckt, wie’s ihnen ihr Chef vor der Abreise eingetrichtert hatte.

Am fünften Tag aber hatten sie eines der Messgeräte im Hotel vergessen. Schulze, am ehesten abkömmlich, war mit dem Taxi zurückgefahren, hatte das Teil geholt, wieder ein Taxi genommen – und jetzt dieser Anruf vom Handy: „Ich bin irgendwo, keine Ahnung wo. Und hier spricht keiner Englisch.“

Orientierung geht leicht verloren

Wie sich später herausstellte, war sein zweiter Fahrer sowohl des Englischen wie der gedruckten Schrift unkundig, hatte frei interpretiert und irgendwann die Lust zum Suchen verloren und seinen Fahrgast ausgesetzt. Es dauerte einige Stunden, bis sich einer der Menschen in seinem Umfeld erbarmte und im Dialog mit dem Hotelconcierge den Standort klärte, wo Schulze dann abgeholt wurde. Seitdem hat jeder im Quintett die Adressen auch handschriftlich am Mann.

Die Orientierung zu verlieren gehört zu den häufigsten Störungen beim Ablauf einer Dienstreise. Dies geschieht aber nicht nur auf der Landkarte, das ist einer der harmloseren Fälle. Im bunten Mix der Weltkulturen geraten Reisende, die im Auftrag ihrer Firma häufig die Grenzen ihres vertrauten Lebensraums verlassen, auch unter anderen Aspekten aus der Spur. So fühlt sich, wie die Studie „Chefsache Business Travel 2014“ von Travel Management Companies im Deutschen ReiseVerband (DRV) belegt, jeder zweite Geschäftsreisende in Deutschland von seinem Unternehmen nicht über politische Unruhen im Zielland informiert.

Informationen über das Zielland sind gefragt

Geschäftsreisen führen auch immer wieder in Länder, in denen die Sicherheit der Reisenden durch politische Unruhen gefährdet ist. Aktuelle Beispiele sind die Ukraine, Thailand und Venezuela. Deshalb wünschen sich acht von zehn Befragten entsprechende Informationen zum Zielland, bevor sie die Reise antreten. Doch nur bei 48 Prozent erfüllt der Arbeitgeber diesen Wunsch mit einem Travel Risk Management.

Bei Fernreisen sind auch Informationen über Einreisebestimmungen wichtig, zum Beispiel, ob der Mitarbeiter einen Reisepass benötigt oder ein Visum beantragen muss. 83 Prozent der Geschäftsreisenden legen Wert auf Hilfe des Arbeitgebers in solchen Fragen, aber nur 60 Prozent bekommen sie. „Wer seine Mitarbeiter rechtzeitig über die benötigten Reisedokumente informiert, schützt sie vor bösen Überraschungen“, sagt Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses Business Travel im DRV. „Wenn etwas Wichtiges fehlt, scheitert daran womöglich die ganze Reise.“

Nicht nur die Kosten zählen

Auf Geschäftsreisen setzen Unternehmen ihre wichtigste Ressource ein: den hochqualifizierten Mitarbeiter. Knapp 90 Prozent schicken ihre Mitarbeiter mit dem Ziel auf Reisen, Geschäftsabschlüsse unter Dach und Fach zu bringen oder zumindest vorzubereiten. Der effizienten Gestaltung von Geschäftsreisen im Unternehmen misst die Chefetage jedoch trotzdem oft keine strategische Bedeutung zu. Dabei wird diese Aufgabe immer komplexer.

Nicht nur Kosten, sondern auch andere Kriterien wie zum Beispiel Nachhaltigkeit oder Sicherheit gilt es zu beachten. Weshalb neben der Einkaufsabteilung auch andere strategische Bereiche mit ihrer Kompetenz gefragt sind – nicht zuletzt die Personalabteilung, die über Fähigkeiten und Belastbarkeit der Reisenden Bescheid weiß und ersatzweise entsprechende Qualifizierungen einleitet.

„Mitreisende“ Arbeitgeber sind attraktiver

Dazu kommt: Je besser ein Unternehmen seine Mitarbeiter bei Geschäftsreisen unterstützt, desto attraktiver ist es als Arbeitgeber. Diese Ansicht vertreten, der gleichen Studie zufolge, sieben von zehn Geschäftsreisenden. Jeder fünfte sagt sogar, professionelles Reisemanagement spiele für die Arbeitgeberattraktivität eine sehr große Rolle. Vielen Unternehmen scheint dieser Zusammenhang nicht bewusst: So geben 45 Prozent der Geschäftsreisenden an, bei unvorhergesehenen Problemen auf sich allein gestellt zu sein.

„Unternehmen haben eine Fürsorgepflicht, aber es sollte nicht nur um die Pflichterfüllung gehen“, sagt Stefan Vorndran. „Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter vor und während der Reise umfassend unterstützen und es für Problemsituationen Ansprechpartner gibt, grenzen sie sich damit positiv von anderen Unternehmen ab.“

Produktivität auf Geschäftsreisen – sechs Expertentipps

Produktivität auf Geschäftsreisen – sechs Expertentipps 

Für die Mehrheit aller Geschäftsführer, Führungs- und Fachkräfte in Deutschland steht es außer Frage: Sie wollen auf Geschäftsreisen produktiv sein. Doch gelingt es Unternehmen nicht immer, die nötigen Voraussetzungen dafür zu schaffen.

Der Ausschuss Business Travel des Deutschen ReiseVerband DRV gibt sechs Tipps, worauf Unternehmen achten sollten, um Mitarbeitern auf Reisen ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen.

  1. Das richtige Verkehrsmittel wählen Vor der Reise ist beispielsweise zu klären, wie viele Mitarbeiter reisen und ob sie sich vielleicht unterwegs noch gemeinsam auf den Geschäftstermin vorbereiten müssen. Falls ja, ist unter Umständen eine Bahnfahrt oder die Anmietung eines VIP-Busses geeigneter als ein Flug – der ohnehin nicht immer die schnellere Alternative ist.

  2. Lange Wartezeiten vermeiden Natürlich ist es möglich, am Flughafen oder im Café am Bahnhof zu arbeiten – doch wer wirklich produktiv sein will, braucht ein ruhigeres Umfeld, etwa das Hotelzimmer oder das Büro am Zielort. Bei der Buchung der Geschäftsreise sollten Unternehmen daher unnötig lange Fahrten und vor allem unnötig lange Wartezeiten beim Umsteigen vermeiden.

  3. Eine Unterkunft mit guter Anbindung finden Der Mitarbeiter ist am Flughafen angekommen, aber das Hotel ist noch eine Stunde entfernt. Oder er braucht ebenso lange für die Rückfahrt vom Termin beim Kunden. Solche Verzögerungen sind ärgerlich. Komplizierte Verbindungen mit dem öffentlichen Nahverkehr verursachen dem Mitarbeiter Stress und rauben wertvolle Zeit. Auch lange, teure Taxifahrten sind alles andere als effizient. Eine schnelle Erreichbarkeit der Unterkunft trägt dazu bei, dass der Reisende sich auf seine Aufgaben konzentrieren kann.

  4. Auf die passende Ausstattung achten Zum produktiven Arbeiten auf Geschäftsreisen sind bestimmte Ausstattungsmerkmale von Hotels unerlässlich –  etwa W-LAN auf den Zimmern. Darüber hinaus gibt es spezielle Services für Geschäftsreisende, wie Verpflegung auch nach später Rückkehr ins Hotel. Um den auf Reisen oft erhöhten Stress abzubauen und sich anschließend ausgeruht auf Geschäftstermine vorzubereiten, können wiederum Sport- und Wellnessangebote unterstützen.

  5. Für eine gute Work-Life-Balance sorgen Längst nicht allen Geschäftsreisenden ist es erlaubt, berufliche Auswärtstermine mit privaten Aktivitäten zu verknüpfen. Dabei trägt dies ebenfalls dazu bei, den Reise- und Terminstress auszugleichen. Wenn Mitarbeiter einen gewissen Freiraum haben, um beispielsweise Freunde zu treffen oder eine Ausstellung zu besuchen, haben sie anschließend auch wieder den Kopf frei für die geschäftlichen Aufgaben.

  6. Den Reisenden gründlich informieren Flüge oder Bahnfahrten können wegen Streiks oder Unwettern ausfallen. Wer in Krisenregionen reist, ist zusätzlichen Risiken ausgesetzt. Unternehmen brauchen deshalb Reisespezialisten, die Informationen über das Ziel und mögliche Beeinträchtigungen vorab zur Verfügung stellen. So können die Mitarbeiter sich auf die Vorbereitung ihrer Termine konzentrieren. Bei unvorhergesehenen Ereignissen sollte außerdem jemand zur Verfügung stehen, der den Reisenden beispielsweise über alternative Routen informiert.

Eine Geschäftsreise, die die genannten Tipps berücksichtigt, trägt zum Unternehmenserfolg bei und steigert das Ansehen des Arbeitgebers. Dieser sollte das Thema Geschäftsreisen deshalb zur Chefsache machen. Für ein professionelles Reisemanagement empfiehlt sich zum Beispiel die Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro. Die Spezialisten kümmern sich nicht nur um Planung und Buchung, sie stehen auch während der Reise als Ansprechpartner zur Verfügung und unterstützen außerdem bei der Ausarbeitung von Reiserichtlinien für Unternehmen.

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