Urlaubspläne – gefährlicher Streichfaktor

5. März 2013

Das Jahr ist noch jung und schon haben sich in vielen Firmen die guten Vorsätze schon wieder in Luft aufgelöst, das leidige Thema Urlaubsplanung in diesem Jahr einmal effizient zu lösen. Sind Konflikte hier wirklich unvermeidlich?

Die Urlaubsplanung – da spielen jede Menge arbeitsrechtliche Vorschriften hinein. Mit ihnen allein ist es jedoch noch nicht getan, wenn es um eine als gerecht und arbeitnehmerfreundlich empfundene Regelung dieser komplexen Aufgabe geht. Auch die betriebswirtschaftlichen Belange lassen sich damit nicht ausreichend steuern. Mit einigen einfachen Ansätzen lassen sich jedoch die meisten Konflikte entschärfen.

Klare Spielregeln.

Innerhalb eines Unternehmens lassen sich immer Übereinkünfte treffen, die eindeutige Vorgaben für die Urlaubsplanung schaffen. Genauso wie bei Reiserichtlinien hilft hier kein „Pi mal Daumen“, sondern es bedarf eindeutig fixierter Vorgaben – an die sich alle, auch Führungskräfte, uneingeschränkt halten. Daher sind auch wenige und eindeutige Richtlinien besser als umfangreiche Regelwerke. Zwei Beispiele: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ ist ein fairer Grundsatz, an dem etwa durch falsche Nachsicht für „wichtigere“ Mitarbeiter nicht gerüttelt werden darf. Vom Unternehmen vorgegebene „Mindestbesetzungen“ geben den Rahmen vor, innerhalb dessen Teams oder Gruppen eigenständig entscheiden können.

Alles schriftlich.

Der Gleichbehandlung und Überprüfbarkeit zuliebe gibt es keine mündlichen Vereinbarungen. Gerade wenn es darum geht, sicherzustellen, wer „Erster“ war, führt daran kein Weg vorbei. Verlässlich antworten. Wer früh im Jahr die Urlaubswünsche seiner Belegschaft einsammelt, um sie mit den betrieblichen Bedürfnissen abzustimmen, schuldet als Gegenleistung eine schnelle und verlässliche Antwort. So kann das Unternehmen als Gegengeschäft für die Planungssicherheit z. B. seinen Mitarbeitern die Vorteile einer frühen Buchung öffnen.

Absagen begründen.

Wenn die Wünsche der Mitarbeiter, an denen sich laut Gesetz der Arbeitgeber zu orientieren hat, und die betrieblichen Anforderungen derart heftig kollidieren, dass ein Urlaubsantrag abgelehnt werden muss, ist eine individuelle, dem Betroffenen persönlich gegebene Begründung der ideale Weg, um Frust und Ärger zu vermeiden. Keine Stornos.

Genehmigte Urlaube sind das allerletzte, woran von Arbeitgeberseite gerüttelt werden darf, wenn die betriebliche Zeitplanung und die private Urlaubsplanung nicht mehr konform gehen. Ganz abgesehen vom Aufwand und Ärger, die derlei beim Urlaubswilligen verursacht, drückt es gewaltig auf die Motivation und schürt Zweifel, ob der offizielle Urlaubszweck „Wiederherstellung der Arbeitskraft“ vom Arbeitgeber ernstgenommen wird.

Prioritäten setzen.

Dazu gehört zum Beispiel die Bevorzugung von Eltern schulpflichtiger Kinder während der Ferienzeiten. Daraus einen dauerhaften Ausschluss aller anderen für diese Zeiten abzuleiten, schränkt allerdings deren Wahlfreiheit stark ein. Hier sind die Teams gefragt (siehe unten), ebenso die Geschäftsleitung, die z. B. durch Betreuungsangebote die Eltern entlastet und so allen Mitarbeitern Gelegenheit für angemessen verteilte Urlaubsmöglichkeiten bietet. Denn die wichtigsten Prioritäten beim Urlaub heißen aus Sicht des Unternehmens nach wie vor Regeneration der Kräfte und Motivation der Mitarbeiter.

Möglichst wenig Zwangsurlaub.

Für viele Firmen ist es sehr praktisch, in Zeiten mit wenig Geschäftsaufkommen einen „Betriebsurlaub“ anzusetzen. Vorbild sind die „Werkferien“ der großen Autobauer. Da sich inzwischen schon Arbeitszeiten in großem Umfang flexibel gestaltet werden, gibt es dafür immer weniger Anlass bzw. lässt sich durch langfristige Planung vermeiden, dass solche Zeiten des Stillstands überhaupt eintreten. Mitarbeiter empfinden verordneten Urlaub in der Regel als wenig motivierend, weil es ihre frei verfügbare „Frei“zeit einschränkt. Dazu kommt, dass in den Zeiten unmittelbar davor und danach die Arbeitsbelastung steigt. Teams entscheiden selbst.

Einzelne Arbeitsgruppen oder Geschäftsstellen kennen ihre Abläufe und Bedürfnisse selbst am besten. Wenn die dort Beschäftigten ihren Urlaubsplan in Eigenregie erstellen, ist die Betriebsfähigkeit genauso sichergestellt wie die Zufriedenheit der Beteiligten. Das Team übernimmt auch die Verantwortung für seine Entscheidung. Wenn ein Team nicht in der Lage ist, diese Aufgabe zu lösen, stecken in der Regel größere Probleme dahinter als nur die Frage, wer wann in Urlaub geht.

investor relations