Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

10. April 2014

Es geht um mehr als um Raum, Kekse und Flipchart: Wer mit einem Seminar oder einer Schulung nachhaltige Effekte erzielen will, stimmt vor allem die Auswahl des geeigneten Orts anhand einer ganzen Reihe von Kriterien ab.

Raus aus der vertrauten Welt

Räumlichkeiten innerhalb der vertrauten Arbeitsumgebung eignen sich nur bedingt dafür, eine wirkungsvolle Schulungsumgebung zu schaffen. Zum Beispiel dann, wenn technische Geräte im Mittelpunkt stehen, die nur dort installiert sind, oder wenn die Kürze der Veranstaltung keinen Reiseaufwand rechtfertigt. Indem der Wahrnehmungs-Standard durchbrochen wird, erhöht sich die Wahrnehmungsbereitschaft allgemein. Risiko: Bei zu viel „Bohei“ treten die wichtigen Inhalte in den Hintergrund des Spektakels.

Distanz zur Alltagsarbeit

Veranstaltungen in unmittelbarer Nähe zum Schreibtisch oder zu (unbeteiligten) Kollegen erhöht die Wahrscheinlichkeit von Störungen und ungewollter Ablenkung: „Kannst du mal kurz rüberkommen, nur fünf Minuten, wir haben da ein dringendes Problem …“ Derlei stört die Konzentration und zerstört die Wertigkeit der Veranstaltung – auch für die anderen. Umgekehrt kann die Verlagerung eines Seminars in die Räume eines befreundeten oder benachbarten Betriebs, einer (Hoch-)Schule oder zu einem Dienstleister oder Zulieferer zusätzliche Kräfte freisetzen und sich gleichzeitig vorteilhaft auf die Kosten auswirken.

Gute Erreichbarkeit sicherstellen

Kommen für wenige Stunden Teilnehmer aus ganz Europa zusammen, ist ein Raum im oder am Flughafen der richtige Ort. Will sich eine Gruppe für eine Woche zum kreativen Miteinander zurückziehen, spielt der Reiseweg so gut wie keine Rolle. Hier gilt die Faustregel: Der Anreiseweg sollte nicht mehr als ein Viertel der Gesamtdauer einer Veranstaltung ausmachen. Sonst bleibt zu viel Zeit und Energie auf der Strecke.

Überfüllung vermeiden

Wenn zeitgleich zur Veranstaltung am gleichen Ort viele andere Tagungen stattfinden, gerät das eigene Angebot schnell zum „Me too“-Produkt. Rückt es zeitlich oder örtlich wiederum zu nahe an Großveranstaltungen wie Karneval, Schützenfest & Co. wächst zwar die Bereitschaft zur Teilnahme, steigen aber auch die Kosten sowie das Risiko von Massenabfertigung und unnötiger Ablenkung.

Licht ins Dunkel bringen

Bei der Auswahl des Schulungs- oder Seminarraums ist der Zugang zu „natürlichen Energiequellen“ das A und O für das Aufnahme- und Durchhaltevermögen der Teilnehmer. Fenster, durch die frische Luft und echtes Tageslicht die Sinne wecken und den Stoffwechsel aktivieren, sind dunklen Kellergewölben eindeutig vorzuziehen. Auch wenn dadurch die beliebten Powerpoint-Präsentationen nicht ganz so einfach durchzuziehen sind.

Hotel oder Tagungshaus

Die Größe der Teilnehmerzahl, ihr Anreiseweg, das verfügbare Zeitbudget und der Umfang der Tagung nehmen unmittelbar Einfluss auf die Entscheidung, an welchem Ort die Veranstaltung stattfindet. Grundsätzlich gibt es keinen Grund, eine Angebotsform von vorneherein zu streichen. Die Faustregel daher: Je komplexer sich Gruppe und Organisation darstellen, desto standardisierter der Tagungsort. Je überschaubarer die Gruppe und je exklusiver das Thema, umso mehr darf der Ort aus dem Rahmen fallen.

Soll der Tagungsort neutral wirken?

Es ist unmöglich, einen Tagungsort zu wählen, der so unauffällig ist, dass die Teilnehmer ihn gar nicht wahrnehmen. Allein schon die Qualität der Räume und der Dienstleistungen (Küche, Sanitärräume, Zimmer) sollte wahrnehmbar die Wertschätzung für die Veranstaltung an sich ausdrücken. Mitunter ist es ratsam, den „genius loci“ wirken zu lassen – also ein Seminar mit ökologischen Inhalten in eine „grüne“ Umgebung zu verpflanzen oder eine Schulung zu Werten mit der Nähe zu einem „wertehaltigen“ Ort wie dem Beethovenhaus oder der Frankfurter Paulskirche zu verbinden. Dies hilft auch, die Inhalte der Tagung tiefer zu verankern.

Wie viel Komfortzone darf es sein?

Zu edles Ambiente und zu großzügiger Umgang mit Freizeit- und Vergnügungsangeboten stößt inzwischen immer häufiger an die Grenzen des Erlaubten – sei es durch Compliance-Regeln oder durch einen selbst auferlegten Kodex. So gilt zum Beispiel eine Nordsee-Insel angesichts ihrer schwierigen Erreichbarkeit und des hohen Freizeitwerts außerhalb von Schleswig-Holstein als sachlich kaum zu rechtfertigen.

Aber ein bisschen Freizeit ist doch erlaubt?

Dass es neben der Arbeit im Sinne einer Work-Life-Balance auch „Ausgleichsphasen“ geben soll, ist geraten. Wichtig ist in diesem Zusammenhang vor allem, dass es keine Zwei-Klassen-Gesellschaft im Unternehmen gibt: Führungskräfte tagen im Schloss und dürfen die Partner mitbringen, normale Beschäftigte gehen in die Jugendherberge und teilen sich den Schlafraum mit drei anderen aus der Abteilung – das verbietet sich von selbst.

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