E-Mail-Schreiben will gelernt sein

29. April 2010

Eine E-Mail im Geschäftsleben ist ein Brief in elektronischer Form – und sollte auch dementsprechend gestaltet sein.

Tagtäglich werden zwischen Geschäftspartnern – und solchen, die es werden möchten – unzählige E-Mails hin- und hergeschickt. Der herkömmliche Brief hat fast ausgedient. Doch auch ein elektronisches Schriftstück ist ein Brief, nur mit einem anderen „Gesicht“. Auch hier sollten bestimmte Regeln, die sogenannte Netiquette, beachtet werden, um dem Empfänger das Anliegen höflich und verständlich zu vermitteln.

Beim Schreiben einer E-Mail sind folgende Punkte zu beachten:

  • Die Betreffzeile: Sie sollte kurz und prägnant sein und dem Empfänger grob über den Inhalt der E-Mail informieren.
  • Anrede: In geschäftlichen E-Mails ist die Anrede „Sehr geehrte/r Frau/Herr...“ oder „Guten Tag Frau/Herr...“ üblich. Kennt man die Person näher kann auch ein „Liebe/r Frau/Herr...“ oder „Hallo Frau/Herr“ verwendet werden.
  • Die Textgestaltung: Vollständige und klar formulierte Sätze ohne Rechtschreibfehler sind – analog zum Brief – ein Zeichen des Respekts gegenüber dem Empfänger.
  • Grußformel: Am Ende der E-Mail sollte eine Grußformel stehen. Normalerweise wird „Mit freundlichen Grüßen“, „Freundliche Grüße“ oder auch nur „Beste Grüße“ verwendet. Die Formulierung hängt auch wieder davon ab, in welcher Geschäftsbeziehung man zum Empfänger steht.
  • Signatur: Die Signatur enthält den vollständigen Namen des Absenders, die Adresse, Telefon-/Faxnummer, ggf. Mobilfunknummer, die Mailadresse und den Homepage-Link enthalten.

Eine geschäftliche E-Mail sollte an die inhaltliche Form eines Geschäftsbriefes angelehnt und seriös sein. Auch wenn es in hektischen Zeiten manchmal einfacher ist, mit einem knappen „Ja“ oder „Nein“ zu antworten, ist je nach Empfänger eine ausführlichere Antwort doch der richtigere Weg. Oder man wählt das Telefonat als Alternative – das geht auch schnell und ist viel persönlicher.

Smilies und Abkürzungen, wie beispielsweise „MfG“ oder „lol“, sind nur für den privaten Gebrauch gedacht und in Geschäftsschreiben jeglicher Art nicht angebracht.

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