So wird das Meeting zum Erfolg

18. Juli 2014

Wissenschaftler haben weltweit verschiedene Aspekte zur Effektivität von Meetings und Konferenzen beobachtet und analysiert. Mit diesen einfachen Tipps wird das nächste Meeting ein wahrer Erfolg.  

Terminsetzung

„WhenIsGood“ – ein webbasierter Terminplaner – hat in den vergangenen zwei Jahren 34.000 Termine ausgewertet. Mit dem Ergebnis, dass der optimale Tag für die Konferenz- oder Meetingplanung der Dienstag um 15.00 Uhr ist. Die Auswertung kam zusätzlich zu der Erkenntnis, dass die unproduktivsten Termine meist früh morgens oder am späten Nachmittag stattfinden.

Pünktlichkeit

Damit ein Meeting für alle Beteiligten erfolgreich wird, ist eine allgemein positive Atmosphäre unter den Teilnehmern essentiell. Platzt ein Mitarbeiter jedoch während eines Meetings herein, kommt es zu einer negativen Unterbrechung. Nichts ärgert Kollegen mehr, wie die Unpünktlichkeit anderer. Zu diesem Ergebnis kamen auch Forscher der Universität North Carolina – zu spät begonnene oder unterbrochene Meetings verschlechtern die Meeting-Atmosphäre gravierend.

Smartphone, Tablets & Co.

Nichts ist störender, als das ununterbrochene Klingeln der Smartphones von den Kollegen. Nach einer Befragung von 550 Angestellten kam die Universität South Carolina zu dem Ergebnis, dass das regelmäßige Checken und Beantworten von E-Mails und die Entgegennahme von Anrufen während eines Meetings als negatives und desinteressiertes Verhalten gedeutet wird. Daher gilt: Lieber das Smartphone, Tablet und Co. für eine Stunde am Arbeitsplatz liegen lassen.

Diskutieren

Die Universität Birmingham hat festgestellt, dass es in jedem Meeting verschiedene Typen gibt – Alphatiere, Zuhörer und Mitläufer. Um das volle Potential aller Beteiligten auszuschöpfen ist es demnach wichtig, dass jedes einzelne Teammitglied Zeit bekommt seine Meinung zu äußern – aber auch Ansichten zu widersprechen. Damit wird die Diskussionskultur gefördert und verhindert, dass nicht immer die gleichen Personen während einer Besprechung reden. Damit die Atmosphäre jedoch nicht aus dem Ruder gerät, sollte der Chef die Stimmung lenken.

Verzicht auf Kaffee

Das Ergebnis der englischen Psychologin Lindsay St. Claire wird viele verwundern. Sie hat an der Universität Bristol herausgefunden, dass besonders die Konzentration und Produktivität männlicher Mitarbeiter unter Koffeineinfluss abschwächt. Frauen hingegen erledigen nach dem Kaffeekonsum ihre Aufgaben präziser und schneller.

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