PDF Dokumente erstellen Einfach und schnell gemacht

Hier finden Sie alle wichtigen Tipps und Tricks, um aus den verschiedenen Papierunterlagen eine gute Online-Bewerbung zu erstellen.

Bewerbungsunterlagen zu einer PDF Datei zusammenfügen

Die vorhandenen Papierdokumente müssen auf geeignete Art und Weise konvertiert werden, damit eine übersichtlich strukturierte, zusammenhängende Datei entsteht. Wichtig sind dabei die Punkte Qualität, Kompatibilität, Bedienkomfort und Dateigröße. Das ist in wenigen Arbeitsschritten möglich, wobei zum Umwandeln in ein PDF-Dokument je nach Ausgangsform der Dokumente unterschiedliche Wege beschritten werden.

Bewerbungsunterlagen, wie Anschreiben und Lebenslauf, die bereits in digitaler Form vorliegen, können mit Hilfe eines virtuellen PDF-Druckers in das PDF-Format überführt werden. Open Office, LibreOffice und MS Word bieten hierfür eine Exportfunktion, eine zusätzliche Software zur PDF-Konvertierung ist nicht mehr notwendig. Falls Sie keines dieser Programme verwenden und Ihre Textbearbeitung keine PDFs generieren kann, bietet sich das kostenlose Programm PDFCreator an. Hier wird durch Senden auf den PDFCreator-Druckertreiber ein PDF erzeugt.

Scannen – Tücken und Lösungen

Dokumente in Papierform müssen im ersten Schritt digitalisiert werden. Die Umwandlung erfolgt also erst nach dem Scannen und eventueller digitaler Nachbearbeitung. Die gescannten Bilddateien werden dann mit Hilfe eines PDF-Druckers oder Konverters in ein PDF-Dokument überführt.

Scannen Sie Ihre Arbeitszeugnisse mit einer Auflösung von 300 dpi. Grautöne sind gegenüber dem reinen Schwarzweiß-Scan zu bevorzugen, um einen Fotokopie-Effekt zu vermeiden. Farbscans erhöhen die Dateigröße unnötig und können bei verschiedenfarbigen Zeugnissen zu einem unruhigen Gesamtbild des Dokuments führen.

Alternativ kann das gescannte Dokument auch mittels Texterkennung (OCR) in eine editierbare PDF-Datei konvertiert werden, um die Datengröße zu verringern.

 

Profitipp: Bewerbungsfotos

Möchten Sie Ihrer Online-Bewerbung ein Bewerbungsfoto beilegen, muss es digitalisiert werden. Scannen Sie Ihr Bild mit 300 dpi und speichern Sie es als JPEG.

Wenn Sie PDF-Dateien erstellen, sollten Sie jedoch nicht nur die Darstellung am Bildschirm vor Augen haben – ein Personaler wird Ihre Unterlagen bei Interesse ausdrucken. Darum sollten Sie die Auflösung von Bildern und Text so wählen, dass die Dateien nicht zu groß werden, aber die Bilder scharf sind. Auch hier liefern 300 dpi den besten Kompromiss zwischen Größe und Auflösung.

PDF Anwendungen für Fortgeschrittene

Wenn Sie Ihre Bewerbung positiv hervorheben möchten, können Sie durch die Anwendung PDF-spezifischer Funktionalitäten aus der bloßen Aneinanderreihung von Dokumenten eine Bewerbungsmappe mit echtem Mehrwert machen. Hierzu zählen:

  • Navigationselemente einbauen
  • Dokumentinformationen und Seitenerscheinungsbild bei Öffnen der Datei definieren und
  • die PDF-Bewerbungsmappe gegen unerwünschte oder nachteilige Modifikationen schützen.

Die in Windows integrierte Scanfunktion macht es dies möglich. Dort sind bereits Profile für Dokumente und Bilder eingerichtet.

Bei der Verwendung der Serienscan-Funktion haben Sie wenig Kontrolle über das Endergebnis. Besser ist es, eine einzelne Bilddatei zu jedem Zeugnis zu erstellen, diese dann in ein Office-Dokument einzubinden und aus dem Ergebnis ein PDF zu generieren.